El procedimiento de gestión y tramitación de informaciones conforme a las disposiciones establecidas y referenciadas en el apartado V) Ámbito procedimental, desarrolladas a lo largo de este protocolo y que será objeto de concreta publicidad en cumplimiento de lo exigido en el artículo 25 y siguientes de la Ley 2/2023, se regirá por las siguientes actuaciones:
Las informaciones serán recibidas:
De optar el denunciante por la presentación presencial de la denuncia esta será documentada, a elección del informante:
El informante, habiendo optado por cualquiera de las opciones de presentación de información, podrá elegir si desea recibir las comunicaciones de las actuaciones que se produzcan durante el procedimiento, incluido el acuse de recibo, debiendo indicar para ello una dirección, ya sea postal o electrónica, o número de teléfono para la recepción de comunicaciones, ello sin perjuicio del derecho de renuncia en cualquier momento del procedimiento.
Se establecerá un sistema por el que al denunciante, al momento de presentar la denuncia, se le facilite un código o referencia de denuncia. Con ese código se le permitirá desde la web del Canal, acceder para consultar, si así lo estima, el estado de tramitación de su denuncia y los actos y solicitudes de información que el gestor del canal les haya, en su caso, requerido. Desde ese apartado, el denunciante, podrá aportar la información adicional que se le requiera, siempre manteniendo las condiciones de seguridad y anonimato requeridos por la ley.
En el caso de aceptar la recepción de comunicaciones, se le remitirá en un plazo de siete días naturales acuse de recibo de la información presentada.
La información o denuncia presentada y, en su caso, la documentación acreditativa que se hubiera adjuntado sobre los hechos denunciados, serán tratados por el Responsable del sistema que se ocupará de su recepción, de realizar un análisis preliminar de los hechos denunciados y su adecuación al formulario habilitado.
Tras ello, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a contar desde su efectiva recepción, tomará alguna de las siguientes decisiones:
1.º Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
2.º Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación.
3.º Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del Responsable, de indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
4.º Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
Después de seguirse los anteriores hitos y plazos, la decisión adoptada por el Responsable en esta fase del procedimiento será comunicada a la persona denunciante en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
Cualquier persona que haya sido objeto de denuncia admitida a trámite será informada sobre:
Excepcionalmente, si el Responsable considerase que existe riesgo de que la notificación a la persona denunciada pudiera comprometer la investigación, dicha comunicación podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.
En todo caso, el plazo para informar a la persona denunciada no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la denuncia, ya sea por escrito o mediante comunicación personal a los efectos descritos en el párrafo precedente.
Admitida a trámite la denuncia, el Responsable iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados. Para ello podrá solicitar cuanta información y documentación considere necesaria para tratar de esclarecer los hechos denunciados, a cuántas departamentos, áreas o personas de la entidad que considere oportunos.
A tal fin, y siempre que se les solicite, el personal de la entidad deberá prestar toda su colaboración con las labores de investigación que se lleven a cabo.
Para el caso del informante haber aceptado la comunicación de los actos dictados durante el procedimiento, habiendo señalado al efecto una dirección de contacto, podrá requerírsele de resultar necesario para la averiguación de los hechos, que aclare o amplie la información.
En el caso de que por la naturaleza de los hechos se estime que la investigación será compleja, podrá recabarse la ayuda o el asesoramiento especializado de un experto externo, que se coordinará con el Comité de Prevención de Riesgos Penales.
Concluidas todas las actuaciones, el Responsable del sistema emitirá un informe que contendrá:
Emitido el informe, el Responsable adoptará alguna de las siguientes decisiones:
El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres (3) meses desde la entrada en registro de la información, o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Corresponderá aplicar la sanción interna o medidas disciplinarias acordadas en cada caso a la persona o personas que tengan atribuidas dichas funciones, bajo apoderamiento suficiente.
En el caso de que se trate de sanciones correspondientes al ámbito laboral, la persona encargada será quien ocupe la posición de responsable de Recursos Humanos. Si la sanción es de carácter mercantil (resolución contractual, etc.) o requiere el ejercicio de acciones legales será adoptada por el Consejo de Administración, y ejecutada por persona con apoderamiento suficiente.
En el supuesto de que se reciba una comunicación, ya fuera o pudiera ser objeto material del ámbito de aplicación del canal de denuncias, a través un canal que no sea el competente o por los miembros del personal que no sean los responsables de su tratamiento, la persona o personas que lo hubieran recibido remitirán de inmediato la comunicación al Responsable del sistema de gestión, no pudiendo revelar cualesquiera información que pudiera permitir identificar al informante o a la persona afectada.
Además del canal interno de denuncias implementado por esta entidad, la Ley prevé otros mecanismos de información como el canal externo (artículo 16) y la revelación pública (artículo 27). Este canal externo no resulta incompatible con el canal interno implementado por esta entidad, ya que este, aunque se conforma como preferente, ello no supone que sea excluyente del canal externo, de tal modo que pueden compatibilizarse e, inclusive, acudir única y exclusivamente al señalado canal externo.
Este canal externo se gestiona por la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.).
El procedimiento de gestión y tramitación de informaciones velará por el cumplimiento de los derechos proclamados en favor del informante:
Se prohíben las conductas que incurriesen en algunas de las siguientes situaciones, con la excepción de que las mismas, por causas acreditadas o acreditables, se hubieren tomado por razones ajenas a la presentación de la denuncia que, en todo caso, deberá probar la persona que hubiera tomado la medida prohibida:
El procedimiento de gestión de informaciones garantiza los siguientes derechos a la persona con respecto de la cual se presente la información:
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